Dateien umständlich per USB-Stick oder externer Festplatte übertragen war gestern. Wer im Business Zeit sparen möchte, entscheidet sich stattdessen für Cloud-Speicher. So können Mitarbeiter von überall auf Dateien zugreifen – sei es im Büro, auf Dienstreise oder zuhause im Home Office.
Doch welcher Cloud-Speicher ist der Richtige? Dieser Frage gehen wir im Folgenden nach. Wir zeigen Ihnen, was eine gute Business Cloud können muss. Anschließend stellen vier der beliebtesten Lösungen für Unternehmen vor.
Cloud-Speicher für Unternehmen – die wichtigsten Kriterien im Überblick
Der Vergleich zeigt: Eine gute Cloud für Firmen sollte nicht nur möglichst viel Speicherplatz bieten. Ebenso wichtig sind Kriterien wie Datenschutz, Sicherheit, Anzahl der Nutzer und die Kompatibilität mit anderen Programmen.
Datenschutz und Sicherheit
Verschlüsselung
Für die Verschlüsselung von Daten kommen vor allem zwei Standards zum Einsatz: SSL und TSL. Letztere stellt eine Weiterentwicklung von SSL dar, wird aber oft mit dem gleichen Namen bezeichnet. Auch der Begriff SSL/TSL ist üblich.
Noch ein Quäntchen sicherer präsentiert sich die sog. Ende zu Ende- Verschlüsselung. Dabei liegen Dateien in chiffrierter Form auf dem Server, sodass nicht einmal der Cloud-Anbieter sie lesen kann. Die Verschlüsselung erfolgt erst beim Empfänger der Datei.
Zwei Faktor-Authentifizierung
Wenn Ihre Mitarbeiter sich in die Cloud einloggen, besteht immer die Gefahr von Datenklau. Abhilfe schafft eine Zwei Faktor-Authentifizierung. Dabei muss zusätzlich zum Passwort ein Code eingegeben werden, den Nutzer per SMS erhalten. Durch diesen doppelten Schutz wird der unerlaubte Zugriff auf Login-Daten so gut wie unmöglich.
Ort des Servers
In Deutschland und der EU herrschen strenge Bestimmungen zum Datenschutz – strenger als in vielen anderen Ländern. Werden die Dateien z. B. in den USA gespeichert, kann dies einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darstellen. Bei sensiblen Daten empfiehlt es sich darum, einen Server innerhalb der Europäischen Union zu wählen.
Speicherplatz
Cloud-Lösungen sparen Platz auf lokalen Rechnern. Wer jedoch seinen kompletten Datenaustausch online abwickeln möchte, sollte auf ausreichenden Speicherplatz achten. Die Bandbreite ist je nach Anbieter und Preis verschieden:
- Kostenlose Test-Versionen bieten meist 5–50 GB pro Nutzer.
- Wer den günstigsten Plan wählt, erhält im Durchschnitt 1 oder 2 TB.
- Danach kommen Premium-Tarife mit 3–5 TB.
- 10 TB pro Nutzer stellen meist das Maximum dar. Es gibt jedoch auch Pläne mit unbegrenztem Speicherplatz.
Maximale Dateigröße
Achten Sie außerdem darauf, wie groß die einzelnen Dateien sein dürfen – vor allem, wenn Sie Software-Programme, Archive oder unkomprimierte Videos hochladen möchten. Die Dateigröße reicht generell von 2 TB (Dropbox) bis zu ganzen 5 TB (Google Drive). Allerdings lassen sich im Web-Browser meist nur kleinere Dateien uploaden.
Anzahl der Nutzer
Ebenso wichtig wie der Speicherplatz ist die Frage: Wie viele Nutzer dürfen Dateien hochladen und teilen? Unternehmen sollten darauf achten, ob in Zukunft mehr Personal dazukommt. In diesem Fall ist es praktischer, gleich einen entsprechenden Tarif zu wählen.
Online-Bearbeitung von Dateien
Klassischerweise sieht das Vorgehen bei Cloud-Lösungen so aus: Sie bearbeiten eine Datei auf dem PC und speichern sie ab. Dann wird diese neue Version automatisch hochgeladen. Noch praktischer ist es, Dateien direkt in der Cloud zu bearbeiten. Das funktioniert jedoch nur, wenn der Dateityp auch unterstützt wird.
App-Lösungen
Immer mehr Mitarbeiter ersetzen den Desktop-PC oder Laptop heute durch ein kompakteres Gerät – etwa Smartphone oder Tablet. Dementsprechend sollte die Cloud eine App für diese Geräte bereitstellen. So wird der Zugriff einfacher und Mitarbeiter sparen sich den Weg über ihren Web-Browser.
Clouds für Unternehmen im Vergleich
Im Folgenden stellen wir 5 der beliebtesten Clouds für Business-Kunden vor – vier aus den USA und eine aus Deutschland:
Dropbox Business
Im Privatgebrauch ist Dropbox fast schon zum Synonym für Cloud-Speicher geworden. Was viele jedoch nicht wissen: Dropbox bietet auch eine Lösung für Geschäftskunden an.
Diese beinhaltet viele Funktionen der Basisversion – etwa das Speichern und Synchronisieren von Dokumenten. Sie richtet sich jedoch speziell an die Anforderungen im Business. Unter anderem wurden folgende Features integriert:
- Erstellen Sie Teams und teilen Sie Dateien automatisch mit den Mitarbeitern Ihrer Wahl.
- Fügen Sie rechtsgültige Unterschriften zu Dokumenten hinzu.
- Schützen Sie Dateien mit Dropbox Backup vor versehentlichem Löschen.
- Verfolgen Sie nach, wie die Dateien innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden.
Eine weitere praktische Funktion ist die Online-Bearbeitung: So können Sie z. B. Word-Dokumente oder Dateien aus Google Docs gleich in Dropbox ändern, ohne sie vorher herunterzuladen.
Und wie steht es mit der Sicherheit? Hier gibt Dropbox Business kaum Anlass zur Kritik: Neben TSL-Verschlüsselung lässt sich auf Wunsch auch eine Zwei Faktor-Authentifizierung einrichten. Zwar ist Dropbox ein amerikanisches Unternehmen, sodass die meisten Server in den USA stehen. Für Premium-Kunden sind jedoch Server in der Europäischen Union verfügbar.
Dropbox Business gibt es sowohl für Freelancer als auch für Teams – und die Kosten unterscheiden sich je nach Speicherplatz und der Anzahl an Nutzern. Am günstigsten ist die Standardversion für 14 Euro im Monat. Diese bietet 5 TB für 3 oder mehr Personen. Wollen Sie dagegen unbegrenzten Speicherplatz, empfehlen wir die 22 Euro teure Advanced-Version.
Google Drive
Googles Drive bietet viele Vorteile, wenn Sie bereits Google Workspace und die damit verbundenen Apps nutzen. Der Grund: Diese Cloud synchronisiert sich nahtlos mit Google Docs, Fotos, Tabellen etc. So können Sie über 40 Datei-Typen direkt in Google Drive bearbeiten. Änderungen werden in Echtzeit gespeichert, und mehrere Nutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
Ebenso vielfältig sind die Freigabe-Optionen. Sie entscheiden, wer Dateien ansehen, bearbeiten oder kommentieren darf – und wie lange. Außerdem lassen sich Gruppen erstellen. Sie können Dateien also teilen, ohne die entsprechenden Personen immer neu einzugeben.
Ein zweischneidiges Schwert stellt der Datenschutz dar. Während die Verschlüsselung dank aktuellem TSL-Standard keinen Grund zur Sorge gibt, sieht das beim Zugriff schon anders aus. Laut Lizenzvereinbarung hat Google das Recht, Dateien in der Cloud zu analysieren. Dies erfolgt nicht durch Personen, sondern KI-Algorithmen – trotzdem: Wer seine Dateien für Google unlesbar machen möchte, benötigt zusätzliche Software.
Business-Kunden können zwischen vier Plänen wählen:
- Starter: 30 GB Speicherplatz pro Nutzer; 5,75 Euro/Monat
- Standard: 2 TB Speicherplatz pro Nutzer; 11,50 Euro/Monat
- Plus: 5 TB Speicherplatz pro Nutzer; 17,25 Euro/Monat
- Enterprise: 5 TB Speicherplatz pro Nutzer; individueller Preis
In den teureren Plänen sind darüber hinaus noch mehr Features enthalten: etwa Video-Konferenzen mit bis zu 500 Teilnehmern, erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsoptionen sowie Schutz vor Datenverlust.
Microsoft OneDrive
Egal, ob Word, Excel, Access oder PowerPoint – Microsofts Office-Lösungen sind bei vielen Unternehmen beliebt. Was läge also näher, als die Cloud dieses Anbieters zu nutzen?
Nicht nur werden Dateien automatisch synchronisiert. Mehr als 320 Dateitypen lassen sich als Vorschau anzeigen, und die Bearbeitung von Office-Dokumenten ist bequem Online möglich. Dazu kommt eine Verknüpfung mit Microsoft Teams und Share Point. Sie können also Gruppen kreieren und genau festlegen, wer welche Datei bearbeiten darf.
OneDrive hat vor allem dann Vorteile, wenn ausschließlich Microsoft-Apps verwendet werden. Das wiederum schränkt jedoch Ihre Freiheit ein, da nur wenige Drittanbieter unterstützt werden. Standalone besitzt OneDrive weniger Funktionen als manch andere Cloud-Lösung.
Dafür ist der Preis unschlagbar günstig: 1 TB pro Nutzer kosten 4,70 Euro im Monat, und für unbegrenzten Speicher zahlen Sie nur 9,40 Euro. Wer noch mehr sparen möchte, kauft Office-Anwendungen wie Exchange, Sharepoint und Teams gleich dazu.
Ein weiterer Vorteil: OneDrive verschlüsselt Dateien nicht nur per TSL. Auch Ende zu Ende-Verschlüsselung ist verfügbar. Demgegenüber stehen Probleme beim Datenschutz: Wie die meisten hier vorgestellten Cloud-Speicher befinden sich die Server in den USA. Komplett DSGVO-konform ist OneDrive daher nicht.
iCloud+
Unternehmen, die bereits Apple Geräte nutzen, sollten sich iCloud+ genauer ansehen. Diese Cloud Lösung ist vor allem für kleine Unternehmen geeignet. Der Grund: Bis zu 6 Nutzer können ihre Dateien Online speichern. Files werden automatisch gesichert und synchronisiert. So macht es keinen Unterschied, ob Sie gerade Ihr iPhone, iPad oder einen Mac nutzen. Sie haben immer Zugriff auf die aktuelle Version. Selbst bei einem Ausfall des Geräts bleiben die Daten dank automatischem Backup erhalten.
Verschiedene iCloud+ Abos stehen zur Verfügung:
- +50 GB: 0,99 Euro/Monat
- +200 GB: 2,99 Euro/Monat
- +2 TB: 9,99 Euro/Monat
Für größere Unternehmen empfiehlt sich das Upgrade auf Apple Business Essentials. Die Vorteile: In dieser Management-Software können Business Apple IDs erstellt werden. Damit fällt die Trennung von privaten und beruflichen Dateien leichter denn je. Geräte lassen sich außerdem zentral einrichten und verwalten. Sie – bzw. Ihre IT-Abteilung – bestimmen, wer welche Berechtigungen erhält.
Und wie steht es um die Sicherheit? Hier macht Apple viel richtig: Dateien, die Sie in die Cloud laden, werden End to End-verschlüsselt, und eine Zwei Faktor-Authentifizierung verhindert den Klau von Login-Daten.
Einzig der Datenschutz stellt ein Problem dar. Zwar unterhält Apple auch Server in der Europäischen Union. Als Kunde haben Sie jedoch keine Gewissheit, dass Ihre Daten dort gespeichert werden.
Magenta Cloud
Sie fühlen sich unwohl dabei, Ihre Dateien ins Nicht EU-Ausland zu senden? Dann sind Sie mit einer deutschen Cloud-Lösung evtl. besser beraten. Eine davon ist Magenta Cloud. Deren Anbieter, die Telekom, betreibt ausschließlich Server in Deutschland und bietet TÜV-geprüfte Sicherheit. So müssen Sie sich über den Datenschutz keine Gedanken machen.
Und was kann Magenta Cloud sonst noch? Im Grunde dasselbe wie Dropbox, OneDrive, iCloud und Google Drive. Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass andere Nutzer per Browser, Desktop- oder Smartphone-App darauf zugreifen können. Auch das Teilen mit externen Personen ist kein Problem. Sie entscheiden, ob Dateien nur angesehen oder bearbeitet werden dürfen, und können sie sogar mit einem Passwort schützen.
Die MagentaBusiness Cloud kostet je nach Version zwischen 17 und 109 Euro im Monat – ist damit also etwas teurer als viele Vergleichsprodukte. Zur Auswahl stehen 1, 2, 5 oder ganze 10 TB, auf die bis zu 30 Nutzer zugreifen können. Die Tarife M, L, XL und XXL verfügen außerdem über Ende zu Ende-Verschlüsselung. Lediglich die Zwei Faktor-Authentifikation fehlt. Nutzer sollten deshalb ein möglichst starkes Passwort wählen.
Cloud Speicher für Unternehmen FAQ – häufig gestellte Fragen
Welche Cloud ist kostenlos?
Nahezu jeder Cloud-Anbieter bietet eine kostenlose Version an – z. B. iCloud, OneDrive oder Google Drive. Allerdings ist der Speicherplatz meist auf wenige GB begrenzt. Außerdem lassen sich Dateien unter Umständen nicht mit allen Mitarbeitern teilen.
Was kostet 1 TB Cloud Speicher?
Je nach Anbieter zahlen Sie für 1 TB Speicher meist 5 bis 17 Euro im Monat. Besonders günstig ist Microsoft OneDrive, während deutsche Cloud Speicher wie Magenta Cloud etwas mehr kosten.
Welches ist die sicherste Cloud?
Eine sichere Cloud sollte Dateien Ende zu Ende verschlüsseln und auf Servern in der Europäischen Union speichern. So wird der Datenschutz gewährleistet. Zwei Faktor-Authentifizierung verhindert außerdem, dass Dritte Ihre Login-Daten abgreifen können.
Wie speichert man in der Cloud?
Die meisten Clouds erlauben es, Dateien manuell hochzuladen. Das funktioniert im Browser oder per App. Alternativ aktivieren Sie die automatische Synchronisation. Dateien werden dann nach jeder Bearbeitung in der Cloud gespeichert.